..ทุกทุกวัน ค่อยค่อยเดิน ~☆

เกือบจะสามสัปดาห์เต็มที่ผ่านมา ฉันต้องทำหน้าที่เป็นเทรนเนอร์ให้กับน้องใหม่ รวมทั้งน้องเก่าที่เคยทำงานมาแล้ว แต่ต้องย้ายแผนกให้เรียนรู้ระบบการทำงานที่เกี่ยวกับการใช้ internal System ที่แต่ละแผนกมีฟังก์ชั่นการใช้งานใช้การแตกต่างกันไปอีก .. น้องใหม่ไม่เคยรู้เรื่องอะไรมาก่อนเลยก็ต้องสอนพื้นฐานการใช้ Internal System ก่อน ส่วนคนที่จะต้องย้ายหรือเปลี่ยนแผนกก็ต้องมาเรียนรู้เรื่องการใช้ฟังก์ชั่นใหม่ๆ เพิ่มเติมที่ต่างไปจากเดิม ..

คราวนี้คนนึงเป็นน้องใหม่ อีกคนเป็นน้องเก่าที่เคยทำแผนกอื่นมาก่อนหน้านี้ปีนึง.. ฉันสอนไปพร้อมกันสองคนเลยเพราะต้องจะไปทำงานแผนกเดียวกันอยู่แล้ว แบ่งเวลาสอนงานวันละ 4 ชั่วโมง .. เทรนงานน้องๆ 4 ชั่วโมงเหลือเวลาปั่นงานตัวเองครึ่งนึงแต่ละวันจากเวลางานปกติ เลยกลายเป็นยุ่งๆ ทำงานตัวเองไม่ค่อยทันบ้างบางวัน

เคยมีเพื่อนร่วมงานถามว่าต้องเทรนงานคนใหม่ๆ หรือเทรนแผนกโน้นบ้างนี้บ้างไปเรื่อยๆ เวลาที่มีการพัฒนาระบบให้ต้องเรียนรู้เรื่องใหม่ๆ อีก .. เบื่อไหม ? เหนื่อยรึปล่าว ? บางคนว่าดูฉันมีความสุขกับการสอนดีนะ จริงๆ เป็นอย่างนั้นรึปล่าว ? ส่วนน้องๆ ที่สอนมักจะบอกว่าฉันใจดี ใจเย็น ไม่ดุ สอนเข้าใจง่ายทั้งๆ ที่มีอะไรนักก็ไม่รู้ ดูเยอะยากยุ่งไปหมด
.. เวลาสอนไม่ค่อยเบื่อหรอกค่ะ สนุกไปอีกแบบ เพราะคนที่เรียนแตกต่างกัน ตอนที่สอนให้คนรับรู้ในเรื่องเหมือนกัน บางทีก็พลิกแพลงวิธีการสอนจากเดิมๆ นิดหน่อย ขึ้นอยู่กับคนที่เรียนด้วยนิดนึงละค่ะ เรื่องเหนื่อยนี่ เหนื่อยอยู่แล้ว ก็ต้องพูดๆๆ ตลอดเลย มีเขียนกระดานด้วย เป็นคุณครูแค่ช่วงเวลาสั้นๆ .. น้องๆ ที่ว่าฉันใจดี ยั๊งงงง ยังไม่เจอตอนภาคฉันดุ    ล่ะสิ๊! .. แต่อย่างนึงที่พาจะหมดแรงเอาง่ายๆ ถ้าเจอคนที่เรียน ที่เราตั้งใจสอน เค้ากลับไม่ตั้งใจเรียน หรือไม่อยากจะรับรู้อะไรนี่แหละ ทำให้เหนื่อยกว่าปกติ หมดพลัง
 
ใกล้จะจบการสอนของฉันแล้ว น้องๆ ต้องไปในเจองานเต็มๆ ในแผนกของตัวเองเร็วๆ นี้แล้ว บอกเค้าว่า ไม่ได้ขู่นะเฟ้ยยย งานมันยุ่ง ยุ๊บยิ๊บ แล้วจะรู้สึกว่าโน่นนี่นั่นมันทำไม่ทันไปหมด ทุกสิ่งอย่างรอบตัวเหมือนว่าจะมีแต่เรื่องด่วนๆ .. มันเป็นอย่างนั้นจริงๆ และเค้าก็เห็นเองจากเพื่อนๆ พี่ๆ ร่วมแผนกที่ยุ่งหัวฟู ปั่นงานกันหัวหมุน มือเป็นระวิง

น้องๆ ถามว่า ..
ถ้าทุกอย่างมันต้องทำทั้งหมด แล้วโน่นก็ด่วน นี่ก็ด่วน จะทำอย่างไงให้มันทันล่ะคะพี่ 

ฉันตอบกวนๆ ไปกับคำถามนั้นว่า .. ก็ทำเร็วๆ สิ    เอิ๊กกกก
จริงๆ ไม่ได้ตั้งใจจะกวนหรอกนะ งานมันเยอะก็ต้องทำเร็วๆ อย่างนึงละ จะมาอ้อยอิ่งประดิษฐ์ประดอยกว่าจะให้ออกมาแต่ละชิ้นงานก็ใช่ที่ เดี๋ยวชะตางานจะขาดสะบั่นเอาได้

ฉันยกตัวอย่างจากตัวฉันเอง ว่าฉันเป็นคนทำงานค่อนข้างช้า ไม่ถึงกับช้ามากหรอกน๊า   แต่หลักๆ เลยฉันไม่ชอบทำงานซ้ำ หมายถึง ไม่อยากลวกๆ เร่งๆ ให้เสร็จเร็วๆ แล้วมันผิดพลาด จนต้องมาแก้งานอีก ถ้าต้องทำซ้ำๆ ในเรื่องเดิม มันดูน่าเบื่อสำหรับฉันน่ะค่ะ เลยมักจะทำระวังหน่อย ช้านิด แล้วมั่นใจว่ามันถูกไปเลยทีเดียว อันเนื่องมาจากความขี้เกียจมาแก้งาน
.. แต่ถ้าใครที่ทำงานได้เร็วด้วย ถูกต้องด้วยในคราวเดียว นั่นละ perfact! ทำให้ได้อย่างนั้นก็ดีที่สุด ..

ฉันก็ได้แต่แนะนำล่ะค่ะ .. ตัวเค้าเองต้องรู้ตัวเองว่าเป็นคนทำงานแบบไหน แล้วน่าจะปรับปรุงอะไร ถ้าเป็นคนทำงานเร็ว แต่ไม่รอบคอบ มีเรื่องให้ผิดพลาดประจำ ก็ผ่อนความเร็วลงหน่อย ดูให้รอบคอบกว่าเดิมนิด จะได้ไม่ต้องมานั่งแก้งานซ้ำๆ (ถามเค้าว่าถ้าทำอะไรซ้ำๆ แก้งานแล้วแก้อีก ไม่เบื่อกันรึไง ?!)

ฉันว่าแต่ละคนมีการบริหารงานที่ต้องทำแตกต่างกัน แรกๆ เจอหลายอย่างมะรุมมะตุม เข้ามาพร้อมๆ กัน อาจจะยังจัดสรรความเร่งของงานแต่ละเรื่องไม่ถูกนัก รนๆ กันไปบ้าง .. บางทีมีเวลาเป็นตัวเร่ง  มีลูกค้าเป็นตัวเร่ง  มีคนที่เราต้องประสานงานด้วยเป็นตัวเร่ง   แล้วยังมีเจ้านายเป็นตัวเร่งและกดดันอีก  

งานด่วนเหมือนกันหมด มันก็จะมีแบบด่วนแต่ง่าย ทำแป๊ปเดียว .. ด่วนแต่ต้องใช้เวลาในการทำนาน ต้องละเอียด .. หรือไม่ด่วนเท่าไหร่แต่ต้องทำอยู่แล้ว หยิบมาทำกิ๊กเดียวเสร็จ (( แบบไหนล่ะที่จะเลือกทำก่อน ?)) .. ได้แต่แนะนำเท่านั้น ส่วนตัวเค้าเองต้องจัดการจัดสรรอย่างที่ตัวเองถนัดให้ได้ดีกันเองมากกว่า

ฉันเคยได้อ่านบทความนึงที่เค้าเขียนไว้เกี่ยวกับสไตส์ในการจัดสรรเวลาการทำงานของคนเราไว้ 5 รูปแบบ Working SMART ( การทำงานอย่างชาญฉลาด ) .. พรุ่งนี้ฉันจะจบการเทรนนิ่งน้องสองคนนั้นแล้ว จำได้ว่ามีเรื่องที่เคยอ่านและยังเก็บไว้อยู่ตั้งแต่ปีที่แล้ว รื้อๆ มาอีกครั้งตั้งใจว่าจะส่งให้เค้าอ่านกันเพื่อว่าจะเป็นประโยชน์บ้าง ..

  ไหนๆ ก็ไหนๆ แล้ว เก็บเรื่องมาอัพซะเอนทรีนึงด้วยเลย
ต้นไม้ June Write จะได้โตอีกขึ้นอีกหนึ่งวัน จะได้มีดอกไม้หมุนติ้วววว ด้วย ^-^ 

        
.

Working SMART ( การทำงานอย่างชาญฉลาด )

การประสบความสำเร็จในงานไม่ได้อยู่ที่คุณทำงานหนักเพียงใดแต่อยู่ที่คุณทำงานได้อย่างชาญฉลาด หรือ smart แค่ไหน....อย่าแค่พยายามทำตัวให้ busy ตลอดเวลาเหมือนกับมดที่มันวิ่งวุ่นๆ แต่ควรจะรู้ว่าคุณกำลัง busy อยู่กับเรื่องอะไร

การจัดสรรเวลาการทำงานคนเราอาจจะจัดได้ 5 สไตล์ลองดูสิว่าเราอยู่ประเภทไหน

1. ทำสิ่งที่เร่งด่วนหรือเสียงดัง ก่อน ... (Urgent-Loud thingsfirst)
ในชีวิตการทำงานของเราเราก็ต้องเจอเสียง complaint หรือ request ต่างๆที่เข้ามาซึ่งแต่ละเรื่องก็บอกว่าเป็นเรื่องด่วนๆทั้งนั้นหรือเป็นเรื่องที่มาจากคนที่มีเสียงดังบางอย่างก็เป็นเรื่องเร่งด่วนจริงที่เราควรให้เวลากับมันแต่บ่อยครั้งมันก็ไม่ด่วนจริง.....ดังนั้นเราต้องเรียนรู้ที่เข้าใจอย่างแท้จริงว่าเรื่องใดที่เราสมควรให้เวลากับมัน เรื่องใดที่คนอื่นสามารถทำได้ หรือ เรื่องใดที่ไม่ว่าให้เวลากับมันเท่าไรก็ไม่เกิดประโยชน์...แยกแยะให้ได้ว่าเรื่องใดด่วนจริงหรือ ไม่ด่วนจริง

2. ทำสิ่งยากๆ ก่อน(Unpleasant – Hardthings first)
บางครั้งคนเราก็มีเหตุจูงใจที่คิดว่าการทำงานยากๆก่อนเป็นสิ่งที่ถูกต้องหรือท้าทาย ดังนั้นธรรมชาติของคนนั้นก็คือจะนำสิ่งที่ยากไว้อยู่บนสุดของlist งานที่ต้องทำ แต่ก่อนที่จะเริ่มทำงานยากๆนั้น ให้คิดถึง value ของสิ่งนั้นก่อน ถ้าเราพบว่าการที่เราไปทำงานที่ง่ายกว่าก่อนนั้นเป็นการใช้เวลาของเราที่คุ้มค่ากว่าก็ทำสิ่งนั้นเถอะอย่าพึ่งไปจมอยู่กับงานยากๆเลย

3. ทำสิ่งที่ยังค้างคาก่อน(Unfinished – Lastthings first)
ถ้าคนเราทำงานแบบday-to-dayschedule เราก็จะพบว่างานในlist หางว่าวส่วนใหญ่นั้นได้ทำไปแล้ว จะเหลือเพียงงานส่วนน้อยที่อยู่ท้ายๆ ที่อาจจะยังไม่ได้ทำเช่น มีงานที่ต้องทำ 10 อย่าง วันนี้ทำไปแล้ว 8 อย่าง เหลืออีก 2 อย่างที่ไท้ได้ทำในวันนี้  เราจะทำอย่างไรดี ..
แนวโน้มก็คือ คนเราจะเอา 2 งานที่เหลือไปทำก่อนอื่นๆในวันรุ่งขึ้น..ซึ่งบางครั้งมันไม่ใช่วิธีการใช้เวลาที่ดีที่สุด สาเหตุเพราะสิ่งที่อยู่ท้ายๆของ list ที่ไม่ได้เป็น toppriority ของวันนี้ที่เราไม่ได้ทำก็ไม่น่าจะเป็น top priority ในวันถัดไป .. ดังนั้นก่อนที่จะเริ่มทำงานที่ค้างคาอยู่ให้ comparepriority กับงานที่ต้องทำใหม่อีกทีหนึ่งว่าสิ่งไหนสำคัญกว่ากัน.. ถ้าไม่สำคัญก็ใส่ต่อท้าย list ไปว่าเป็นงานที่ควรทำท้ายๆ อีก  แล้วเราไปทำงานที่สำคัญกว่าก่อน

4. ทำสิ่งที่ไม่ต้องใช้สมองก่อน(Unfulfilling –Dull things first)
ในบรรดา 5 style นั้นแบบนี้อาจจะเป็นแบบที่คนทั่วไปใช้เวลา ก็คือ การทำงานง่ายๆที่ไม่ค่อยได้ใช้สมองมากนัก หรืองานน่าเบื่อ ก่อนที่จะเริ่มทำงานสำคัญๆ เช่นอ่านอีเมล์ , ส่งfax , หรือ copy เอกสาร...ถึงแม้ว่างานเหล่านี้เป็นงานที่ต้องทำ แต่มันก็ไม่น่าจะเป็นงานที่มี priorityสูง ..
เค้ากล่าวว่าเหตุผลที่เป้าหมายหลักๆไม่บรรลุ ก็เพราะคนเราไปเสียเวลาทำสิ่งที่สมควรทำทีหลังก่อนแทนที่จะกระโดดเข้าไปทำงานที่สำคัญที่สุดก่อน

5. ทำสิ่งที่สำคัญที่สุดก่อน(Ultimate – Firstthing first)
โดยปกติพวกเราใช้เวลาให้กับสิ่งที่สำคัญที่สุดก่อนหรือไม่?
ไม่ว่าเราจะทำมันก่อนทำอันดับสองหรือทำมันในอันดับสุดท้าย .. ไม่ว่าเวลาไหนก็ตามที่เราทำมันก็สำเร็จได้ด้วยเรา

ขอให้มุ่งมั่นตั้งใจ ที่จะให้เวลาที่ดีที่สุดของเราตั้งแต่บัดนี้และในอนาคตกับงานที่สำคัญที่สุดก่อน .. ถึงแม้ว่ามันอาจจะดูดีน่าชมเชยในการที่เราขยันขันแข็งและทำงานหนักhardworking แต่การทำงานอย่างsmart เป็นสิ่งที่น่าจะดีกว่า ..

การที่เราจะประสบความสำเร็จ ไม่ใช่อยู่ที่การที่เรา check งานใน list ว่าเราทำครบ checklist ในแต่ละวันหรือยัง..

เราจัดลำดับความสำคัญของเวลาของเราเพื่อทำให้บรรลุเป้าหมายสำคัญของงานเราได้อย่างมีประสิทธิภาพนั่น น่าจะดีกว่าไหม ?


: ที่มา : โดย Dr.John C. Maxwell  >><<

      
ยาวเกิ๊นนน